تطبیق کد و نام کالا بین تأمین‌کنندگان یعنی معلوم کنیم هر ردیف از فایل یک فروشنده به کدام کالای مرجع شرکت مربوط است. ممکن است یک کالا با دو نام نوشته شود یا دو کالای متفاوت نام تقریباً یکسانی داشته باشند. اگر این تفاوت پیش از انتقال قیمت روشن نشود، مرتب‌بودن اکسل هم مانع اتصال مبلغ به محصول اشتباه نخواهد شد.
این راهنما برای مدیر محصول، فروش و تدارکات شرکت‌هایی است که چند کاتالوگ یا لیست قیمت دریافت می‌کنند. خروجی کار، جدول تطبیقی است که قابل بازبینی و استفاده مجدد باشد. خواندن متن PDF موضوع مرحله قبل است؛ در اینجا هویت کالا را پس از استخراج کنترل می‌کنیم.
سه شناسه را از هم جدا نگه دارید
شناسه داخلی شرکت، کد تأمین‌کننده و کد سازنده سه فیلد جدا هستند. کد داخلی یک تأمین‌کننده ممکن است در فایل فروشنده دیگری برای کالای متفاوت استفاده شود. برای ثبت یک ردیف منبع، نام یا شناسه تأمین‌کننده را کنار کد او نگه دارید و آن را به شناسه پایدار شرکت وصل کنید. کد سازنده نیز با نام سازنده معنا پیدا می‌کند؛ صرف شباهت کد، دلیل ادغام نیست.
شناسه مرجع را با هر اصلاح عنوان عوض نکنید. نام نمایشی می‌تواند خواناتر شود، اما ارتباط تأییدشده باید باقی بماند. اگر یک کالا در سایت چند تنوع قابل سفارش دارد، تطبیق باید به تنوع درست برسد، نه فقط به نام خانواده محصول.
جدول تطبیق چه ستون‌هایی لازم دارد؟
| ستون | چه چیزی ثبت شود؟ | چرا لازم است؟ |
|---|---|---|
| منبع و کد منبع | تأمین‌کننده، کد خام و نسخه فایل | جلوگیری از تداخل کدهای دو فروشنده |
| شناسه مرجع | شناسه داخلی پایدار و در صورت نیاز SKU سایت | اتصال چند نام به یک رکورد مشخص |
| سازنده و مدل | مقدار اصلی و شکل استاندارد تأییدشده | جداسازی مدل‌های ظاهراً مشابه |
| ویژگی‌های تعیین‌کننده | مانند جنس، سایز یا نوع اتصال، متناسب با گروه کالا | جلوگیری از حذف تفاوت مؤثر در سفارش |
| واحد و بسته‌بندی | عدد، متر یا بسته همراه مقدار هر بسته | جلوگیری از تطبیق واحد تکی با بسته |
| دلیل و وضعیت تطبیق | شاهد، قاعده، بازبین و تأیید یا نیاز به بررسی | امکان توضیح و بازنگری تصمیم |
نام را تمیز کنید، اما معنی کالا را تغییر ندهید
فاصله اضافی، شکل نوشتن «ی» و «ک» یا ارقام فارسی و لاتین را می‌توان طبق قاعده یکسان کرد. مقدار خام را در ستون جدا نگه دارید. از حذف خودکار عدد، پسوند مدل، خط تیره یا صفر ابتدای کد پرهیز کنید؛ ممکن است همان نشانه تفاوت دو کالا باشد. کدها را به صورت متن نگه دارید تا صفحه‌گسترده آن‌ها را به عدد یا تاریخ تبدیل نکند.
برای نام‌های تأییدشده، واژه‌نامه بسازید: عبارت منبع، نام مرجع، گروه کالا و دلیل معادل‌بودن. یک نگاشت مناسب برای یک گروه محصول را بی‌بررسی به گروه دیگر تعمیم ندهید. «قابل جایگزینی در یک کاربرد» نیز با «همان کالا بودن» فرق دارد و باید رابطه جداگانه‌ای باشد.
تطبیق را از شاهد قوی به شباهت نام پیش ببرید
ابتدا نگاشت‌های قبلاً تأییدشده همان منبع را بررسی کنید. سپس سازنده و کد معتبر، مدل و ویژگی‌های تعیین‌کننده را بسنجید. شباهت متن می‌تواند در مرحله بعد چند نامزد پیدا کند. اگر ویژگی مهمی اختلاف دارد یا یک ردیف به چند کالا می‌رسد، نتیجه را در صف بازبینی نگه دارید؛ انتخاب اولین گزینه، اختلاف را حل نمی‌کند.
برای نمونه، مستند Microsoft درباره تطبیق تقریبی Power Query مقایسه شباهت ستون‌های متنی، تنظیم آستانه و استفاده از جدول تبدیل را توضیح می‌دهد. این آستانه معیار شباهت متن است؛ آن را درصد اطمینان از درست‌بودن هویت کالای صنعتی تفسیر نکنید. این مرزبندی، قاعده پیشنهادی برای کنترل کیفیت فرایند است.
نمونه کاملاً فرضی: دو نام مشابه، دو تصمیم متفاوت
این نمونه فقط آموزشی است و به کالا، مشتری یا پروژه واقعی اشاره ندارد. فرض کنید سازنده خیالی «نمونه» مدل DEMO-M24 را دارد. فروشنده «الف» آن را با کد A-018 و فروشنده «ب» با کد B-041 ثبت کرده‌اند. در هر دو سند، سازنده، مدل و ویژگی‌های تعیین‌کننده یکسان و واحد «یک عدد» است. مسئول کالا پس از بررسی، هر دو را به شناسه مرجع REF-024 متصل می‌کند.
ردیف سوم با نام مشابه، مدل DEMO-M24B دارد. حذف حرف آخر برای شبیه‌کردن نام، تطبیق نادرست می‌سازد. ردیف چهارم همان مدل را در بسته شش‌تایی عرضه می‌کند؛ رابطه‌اش با کالای مرجع قابل ثبت است، اما قیمت بسته نباید مستقیماً جای قیمت یک عدد بنشیند. مرحله کنترل واحد پول و واحد فروش این تفاوت را جدا بررسی می‌کند.
کیفیت جدول را با نمونه مستقل بسنجید
پس از تنظیم قواعد، چند ردیف از نسخه یا گروهی را انتخاب کنید که برای ساخت واژه‌نامه استفاده نشده‌اند. تطبیق درست، تطبیق اشتباه، مورد بی‌پاسخ و زمان بازبینی را جدا بشمارید. پوشش بیشتر به بهای تطبیق اشتباه لزوماً بهبود نیست؛ حساسیت هر گروه کالا باید در معیار پذیرش دیده شود.
در هر نوبت دریافت فایل، کد تازه، تغییر مدل و اختلاف بسته‌بندی را دوباره کنترل کنید. جدول نگاشت یک تصمیم مستند است و باید امکان اصلاح داشته باشد. برای جلوگیری از ساخت محصول تکراری هنگام ورود کاتالوگ، از همین شناسه مرجع و نگاشت تأییدشده استفاده کنید.
از جدول تطبیق تا خدمت دوره‌ای مدیریت داده
اگر هر لیست جدید دوباره به تطبیق دستی نیاز دارد، یک خانواده کالا و دو قالب فایل را برای بررسی اولیه انتخاب کنید. خروجی مورد انتظار را «جدول شناسه مرجع، نگاشت تأییدشده و فهرست ابهام‌ها» تعریف کنید. این بخش می‌تواند در دامنه خدمت مدیریت اطلاعات محصولات از PDF و اکسل قرار گیرد.
برای درخواست بررسی فرایند شرکت، تعداد منابع، حجم تقریبی کالا و سامانه مقصد را بنویسید. نمونه مجاز و شیوه حذف اطلاعات محرمانه پس از هماهنگی مشخص می‌شود؛ ارسال فایل محرمانه در تماس اولیه لازم نیست.
فایل نمونهٔ جدول شناسه مرجع
دریافت جدول تطبیق کد و نام کالا — فایل متنی قابل ویرایش، 2 کیلوبایت. نمونه‌ها کاملاً فرضی‌اند و نتیجهٔ اجرای پروژه یا ارزیابی تأمین‌کننده واقعی نیستند.
چهار ردیف آموزشی، دو نام برای یک کالا، پسوند مدل متفاوت و بستهٔ شش‌تایی را نشان می‌دهند. ستون «شناسه مرجع پیشنهادی» از «شناسه مرجع تأییدشده» جداست؛ موارد مبهم عمداً تأیید نهایی ندارند. برای شروع، از ردیف خالی آخر استفاده کنید و شاهد، بازبین و تاریخ تأیید خود را بنویسید.
کد نمونهٔ 0018 باید دقیقاً با صفرهای ابتدایی وارد شود. شناسهٔ ردیف و ترکیب تأمین‌کننده، کد خام و نسخهٔ فایل را نگه دارید تا پس از مرتب‌سازی، یادداشت بازبین به کالای دیگری منتقل نشود. این فایل تطبیق یا تغییر قیمت خودکار انجام نمی‌دهد؛ وضعیت «تأیید فرضی» ردیف‌های آموزشی مجوز استفاده در دادهٔ واقعی نیست.
فایل از نوع متن جدولی با پسوند TXT، جداکنندهٔ Tab و کدگذاری UTF-8 است. در Excel از Data → From Text/CSV وارد کنید؛ جداکننده را Tab و کدگذاری را UTF-8 بگذارید. پیش از بارگذاری، ستون‌های شناسه و کد را از نوع Text انتخاب کنید تا صفر ابتدایی از بین نرود. سپس نسخه کاری را با فرمت XLSX ذخیره کنید. راهنمای ورود فایل متنی در Excel جزئیات تنظیم ستون‌ها را توضیح می‌دهد.
پرسش و پاسخ
خیر. نام فقط یک نشانه است. سازنده، مدل، مشخصات تعیین‌کننده و واحد یا سطح بسته‌بندی باید بررسی شوند؛ نتیجه مبهم به مسئول کالا ارجاع می‌شود.
کد داخلی تأمین‌کننده در محدوده همان تأمین‌کننده معنا دارد. یکسان‌بودن دو کد در دو منبع، بدون شاهد مشترک، یکسان‌بودن کالا را ثابت نمی‌کند.
پس از بررسی مسئول کالا، یک شناسه داخلی پایدار تعریف و ترکیب ویژگی‌های تعیین‌کننده و نام‌های منبع به آن متصل می‌شود. شماره ردیف فایل یا عنوان قابل‌تغییر، شناسه پایدار مناسبی نیست.
می‌تواند نام‌ها را دسته‌بندی و گزینه‌های مشابه را پیشنهاد کند. اعتبار تطبیق به شاهد، قواعد گروه کالا و نتیجه بازبینی وابسته است؛ امتیاز شباهت به‌تنهایی اجازه تغییر قیمت یا ادغام محصول نمی‌دهد.
گفتگو
دیدگاه‌ها و پرسش‌های شما
اگر درباره این نوشته تجربه، سوال یا نکته‌ای دارید، همین‌جا بنویسید تا گفتگو برای خوانندگان بعدی هم کامل‌تر شود.